新冠疫情对工作方式的思考

Thought · 06 Feb 2020

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突如其来的疫情打破了原本的社会秩序，也考验并推动着企业的快速响应能力。缘起是因为疫情之后的复工复产准备，老婆的公司要举办一届idea大赛，发动员工思考未来可能的工作方式，所以才有了此文的开脑洞。

工作方式的改变

毫无疑问，已经是过完年的正月十三，我们都也还在家乡过年，窗外都是小区物业不停歇的喇叭声，提醒市民注意疫情防控。疫情已经对我们的生活产生了深远的影响。远程办公的形式不仅仅是特殊时期隔离病毒传播的最优解，其实也是一种很先进的工作方式。远程协同的成功要义在于对工作内容管理以及沟通的高效性，保证信息的及时准确的上传下达到人。每个人虽然是分布式的地理位置存在，但都很明确公司整体的愿景以及short-term的工作目标。

生产工具的改造

首先应该在生产工具层面进行相应的升级改造，引入高效的沟通工具，内容协同工具。无论是外部购入定制化开发还是自建产品，软件应该具备以下功能，产品的形态应该是符合时代趋势的SaaS，这保证了远程的便捷使用。

即时沟通：支持全员互相的在线实时沟通，支持设定自己的工作状态。
音视频会议：支持多人的在线音视频会议，支持屏幕共享功能，而且会议支持预约机制。
工作日历：可以设定上下级阅读权限，也支持订阅其他员工的日历，方便从日历中看到每个人的被预约的会议安排。
线上办公室：可以创建多人实时的语音频道，同事之间可以随时对话沟通，模拟真实办公室的工作场景。还支持设定静默等模式，防止背景音过度的打扰。
文档协同：支持创建云端文档，支持创建小组共同编辑，读写权限设定，文件分享，加密等，另外还可以设定@某人后，信息提示功能。
文件快传：支持实时的文件以及大文件的同事间传输功能。
远程打卡：其实这个功能我是犹豫推荐的，远程办公的优势就是形态自由。应该是正向的考勤制度，员工打卡功能只会徒增约束。不过对于长远考虑，公司可能以此约束经常出差在外的销售人员，或者仅作为对加班人员的激励。功能会自动计算工作时长，如超过8h，会自动提交到对应主管进行审批等等。

所以未来更多的公司会转变工作场景： 
   Stephan是公司的的BA，她的工作方式是这样的：
     早上10:00h, 参加完早会，Stephan觉得自己需要和开发Nicolas再沟通一下需求改动的细节，于是通过工作日历功能看了一下Nicolas的日程安排，顺利约到Nicolas下午14:00的时间，两人通过在线视频功能，沟通了需求的细节，并记录在了云端文档中，梳理并@了每件事情的action owner以便其他员工的能够及时查阅跟进。

   Tony是公司的一名线下销售，他的工作方式是这样的：
     通过查阅公司的云端文档，了解到客户历史的合作信息，及时的通过在线视频工具和相关同事开了远程会议，同事也通过文件传输工具给tony传了一份客户的资料文件。以帮助更好的了解客户的情况。Tony迅速通过手机浏览了客户的信息，信心满满地去见客户了。

组织合作方式的变化

但是软件归根结底都还是生产工具，背后真正需要做出改变的是在组织架构上协同方式的调整，利用在线的协同软件分别对一级部门，二级部门，三级部门等设定季度目标，月目标，周目标。如果需要，还可以培养员工提交日工作报告等。所以我设想的工作方式是：

培养员工对于每日工作的仪式感，即上班和下班的仪式感。公司可以借助简短的早会的形式开启一天的工作，不仅仅让大家明确知道彼此的工作状态和进度，还是一个很明确的一天工作开始的信号。（比如：利用音视频功能，多人一起简短视频会议）。下班的仪式感，个人并不推荐简单的远程打卡方式，因为这样时间长了，会有员工的疏离感和打卡时间点的压迫感。远程办公的考核核心应该是整体工作的完成度和效率。
对于定期的线上会议，与会者需要提前一起维护云端协同的工作文档，可以是成员工作的大体内容或者项目的细化分类。这样不仅能保证会议的高效，彼此清楚的知道每个项目具体的责任人，做到事事有人负责和有人跟进的状态。

需要注意的是远程协同的弊端也很明显，比如员工，为了不让大家觉得自己没浑水摸鱼，时刻担心有没有漏掉邮件未读，有没有没及时回复讯息等等，这些都会给员工造成心理负担。为了解决这些问题，组员每日工作工作完成之后，需要提交自己今日的工作。或者小组协同进行在线文档的维护等等（需求文档，会议纪要等）。这样可以把控员工每天的工作细节，更有助于完成更大的整体目标。

暂时想到这里。